潭口镇档案管理工作制度

一 总 则

第一条 为加强档案管理，有效地保护和利用档案，为国民 经济建设和社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)、《中华人民共和国档案法实施办法》(以下简称《档案法实施办法》)、《江西省档案管理条例》和《赣州市档案管理办法》以及有关法律、法规，结合本区实际，制定本制度。

第二条 各科室以及个人从事档案的接收、收集、整理、保管、利用和公布等管理活动，应遵守本制度。

第三条 制度内所称档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表等不同形式的历史记录。

第四条 镇党委、政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划，保证档案管理人员和发展档案事业所需经费的落实，把档案工作列入工作计划和目标管理，创造必要条件，依法保障档案工作的开展。

第五条 镇党政办为镇级档案行政管理部门，履行档案行政管理部门的职责，业务上接受上级档案行政管理部门的监督和指导。

第六条 国家机关、社会团体、企业事业单位和其他组织以及个人都有维护档案完整和安全的义务。

二 档案机构及其职责

第七条 档案行政管理部门，主管行政区域内的档案事业，依法履行下列职责：

（一）贯彻执行档案工作的法律、法规和国家有关方针政策；

（二）制定档案事业发展计划和档案工作规章制度，并组织实施；

（三）对档案工作进行监督和指导；

（四）组织、指导档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案管理工作人员培训；

（五）监督检查档案法律、法规的实施，依法查处违反档案法律、法规的案件。

第八条 档案室配备专(兼)职档案管理工作人员负责本机关的档案收集、整理、保管和利用工作，并对所属单位、村（社区）民委员会的档案工作实行监督和指导。村（社区）民委员会应指定人员负责档案的收集、整理、保管和利用工作。

第九条 档案馆（室）的设置

（一）镇档案室属于综合性档案馆，报党委、政府批准设立；

（二）专门档案馆（室）和部门档案馆（室）的设置，应当符合国家有关档案馆设置原则和布局的规定，经镇党政办审核同意，报党委、政府批准设立。

第十条 档案馆（室）的职责范围

（一）镇档案室负责接收、收集、整理、保管、利用和公布其分管范围内各历史时期的所有门类和各种载体的档案。上级主管部门要求纳入专门档案馆管理的专门档案，不纳入镇档案室管理；

（二）专门档案馆（室）负责接收、收集、整理、保管、利用和公布某一专门领域或者某种特殊载体形态的档案；

（三）部门、企业事业单位档案馆（室）分别负责接收、收集、整理、保管本部门或者本单位及其所属单位形成的档案。

三 档案接收

第十一条 机关、团体、企业事业单位和其他组织及其工作人员在公务活动中形成的按照国家和江西省规定应当归档的材料，由业务部门收集整理，定期交档案管理工作人员集中管理，任何人不得据为己有、拒绝归档或者自行销毁。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。

第十二条 重大的政治、军事、经济、科学、技术、教育、 文化、宗教等活动和重要人物、杰出人物在其公务活动中形成的对国家和社会有保存价值的各种档案，承办单位应当做好收集、 整理工作，并在活动结束后三个月内向档案馆（室）移交。特别重大的活动，镇档案室应当按相关规定，通知上级档案部门派专人进行录像、摄影。

第十三条 镇重大科学技术研究和技术改造项目，在竣工验 收、鉴定时，须由镇党政办会同主管部门对其进行档案验收，项目竣工后三个月内应按照规定向镇档案室报送竣工档案。

第十四条 科室、团体、企业事业单位和其他组织应根据国家规定，将属于归档范围的档案、已办理完毕的文件及时整理、归档，按照下列规定移交档案和与档案有关的资料，并办理交接手续：

（一）列入镇档案室接收范围的档案，自形成之日起满五年，向镇档案室移交；

（二）列入专门档案室接收范围的档案，自形成之日起三个月内向专门档案馆移交；

第十五条 科室、团体、企业事业单位和其他组织保管的档案达到保管期限，或因特殊情况需提前移交至镇档案室，保管部门(单位)应向镇党政办提出移交进室申请，并提供移交清册，细填报移交档案的门类、数量。

第十六条 为保证存档档案质量，镇档案室对提出申请单位拟移交存档档案整理质量进行初步检查验收，对不符合存档要求档案提出整改意见。移交单位对存在的问题进行整改，待验收合格后，办理移交手续。

第十七条 移交入室的档案应符合下列要求：

（一）档案的整理要求做到分类科学；保管期限划分准确；案卷组卷合理；卷内（归档）文件目录项目填（录）制正确、完整、规范；页号、件号编制准确、规范；题名能全面概括案卷内容，文字简练通顺；案卷装订符合要求，备考表填制完整；书写时不得使用易褪色墨水，打印卷皮时要检查墨粉附着力大小，易擦去的则采取人工书写方法；

（二）纸质档案进入镇档案室前应进行数字化处理，其电子档案必须与档案实体一同移交进室。电子档案需经电子档案岗工作人员确定符合要求完成挂接，办理电子档案移交手续后，进行实体档案移交。

第十八条 移交档案时须双方当面清点，做到移交清册中的 档案数量与实际数量一致，并填写《档案交接文据》(一式三份),由双方单位负责人签字，并加盖单位公章。

第十九条 检索工具及反映本次移交档案的立卷说明必 须随档案一并移交(检索工具一式两套)。立卷说明的内容包括：本机关单位组织机构、历史沿革；本机关单位职责职能；本次移交档案整理的分类方案；本次移交档案情况和内容介绍；本次移交档案的统计数据；收集、整理中存在问题和经验做法。

第二十条 档案实体移交进档案室，须除尘杀菌后按要求整理上架。

四 档案安全与保密

第二十一条 档案管理工作人员应遵守“保密规则”,遵纪 守法管好档案，严格执行有关档案接收、整理、保管和利用制度，认真履行保密手续。

第二十二条 档案室应加强档案库房管理，非本室档案管理工作人员未经允许一律不得进入档案库房。

第二十三条 未经批准，任何人不得私自将档案库房的档案携带出库，档案管理工作人员不得随意摘抄和传播具有保密性质的档案内容。

第二十四条 档案室的信息化工作应严格遵守档案保密制度，定期检查计算机及网络的运行状况，确保服务器和网络的正常与安全。

第二十五条 任何人访问档案的信息数据库，都必须经过严格的访问认证并记录详细的访问日志，档案管理工作人员不得利用任何存储媒体和输出任何保密性质的信息。

第二十六条 档案库房严禁烟火，易燃易爆、腐蚀物品及雨具等杂物不得带入库房，切实做好“八防”工作。

第二十七条 档案管理工作人员应每周进行安全检查，并严格执行库房管理制度；工作人员进行工作调动时，须办理交接清点手续。

五 档案查阅利用

第二十八条 本国公民和组织持介绍信或身份证等合法证明，可以利用镇档案室开放档案。

第二十九条 镇档案室未开放的档案原则上不对外提供查 阅利用服务，如有特殊情况需查阅利用的，须经镇档案室负责人审查同意并报镇党政办备案后，方可提供查阅利用服务。

第三十条 任何组织和个人查阅利用档案资料，必须按规

定进行登记，填写查阅理由并及时反馈利用效果。

第三十一条 镇档案室内档案资料坚持不外借原则，如因特殊情况需要借出，须经党政办分管领导审批。借出的档案不得转借他人，不得带入公共场所查阅。

第三十二条 查阅利用者必须爱护档案资料，任何人不得涂 改、伪造、损毁、丢失档案。如有违反，按照《中华人民共和国档案法》等有关法律法规相应条款处理。

第三十三条 查阅利用者必须遵守规定，所查阅的档案资 料，未经镇档案室同意，不得复印和对外公布；经同意抄录的档案资料应校对无误，加盖党政办证明章。

六 档案统计工作

第三十四条 各项统计工作，必须严格遵守《中华人民共和国统计法》及其《实施细则》的有关规定，及时准确地进行档案统计，不得虚报、瞒报和漏报。

第三十五条 建立“全宗目录”登记簿，档案接收后，按照全宗性质设立全宗名册，根据全宗号的顺序进行登记。

第三十六条 建立“档案总登记簿”,对接收、移出、销毁

档案要及时进行登记，做到“账” “物”相符。

第三十七条 建立档案管理统计台账，对档案修裱、编研成果、档案征集等档案利用管理情况进行统计，年终进行汇总。

第三十八条 指定工作人员负责档案统计工作，并对统计结果进行分析，及时公布，为上级部门决策提供依据。

七 库房安全巡查

第三十九条 库房安全巡查工作由专人负责落实。

第四十条 每个工作日进行库房安全巡查，每周要对库房 进行一次全面安全检查，发现隐患要及时报告及时排除，并作好记录。遇气候突变或其他特殊情况可根据需要随时组织巡查。

第四十一条 巡查采取普遍检查与重点检查相结合，检查档案室库房及设施是否保持良好状态，要重点检查各档案库房的 “八防”（即防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防光）情况，对发现的问题和不安全隐患要立即处理。

第四十二条 节假日要加强值班巡逻，认真做好安全巡查记录，确保档案库房安全。

八 档案库房管理

第四十三条 档案库房设专人管理，非特殊原因非库房管理人员不得入库，因特殊原因需要出入库房的人员，须经档案室负责人同意方可入库房，并作好人员进入库房的记录。

第四十四条 档案库房钥匙由库房管理人员妥善保管，严禁随意转借他人使用。

第四十五条 档案库房内档案装具排列有序，统一编号，整齐划一。档案排架应系统反映档案整理分类的具体成果，并依次按自上而下、自左而右的顺序进行。档案橱柜应有统一的显示档案门类的标牌。

第四十六条 档案库房内档案资料位置索引应标识清晰准确，与档案资料实体存放位置相符。

第四十七条 档案收进、移出库房要填写收进、移出登记簿，严格交接手续，做到准确无误。建立全宗卷，保持全宗管理的连续性。

第四十八条 定期对库房档案资料保管状况及存放位置等进行检查，发现异常及时查明原因及时妥善处置。

第四十九条 库房管理人员应定期对库房的门具、恒温、恒湿、通风、空气净化等设施设备运转情况及库房卫生进行巡视检查，并做好档案库房温湿度调控工作。室内温度应保持在 14-24℃之间，相对湿度应保持在45-60%之间。巡查发现温湿度不符合管理要求时，应及时采取相应调控措施。

第五十条 严禁在库房及过渡间堆放杂物和易燃、易爆物品，禁止拍照、吸烟、饮食。

第五十一条 定期打扫卫生，保持库房内清洁、整齐、美观。

第五十二条 每年应检查一次室藏档案状况，并填写检查记录，对已破损或字迹褪色的重要档案要及时修复或复制，最大限度地延长档案的寿命。

九 档案分类管理

第五十三条 机关文件材料归档范围

（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

第五十三条 机关文件材料不归档范围

（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文 件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事 务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

第五十四条 机关文书档案的保管期限定为永久、定期两

种。定期一般分为30年、10年。

第五十五条 永久保管的文书档案主要包括：

（一）本机关制定的法规政策性文件材料；

（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；

（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；

（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

第五十六条 定期保管的文书档案主要包括：

（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；

（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本机关一般性事务管理文件材料；

（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示， 一般性工作报告、总结、统计报表等；

（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

第五十七条 机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

第五十八条 机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等 要进行相应归档。机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

第五十九条 机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材 料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

十 档案鉴定

第六十条 凡已满保管期限的档案，在销毁前应进行鉴定。

第六十一条 成立档案鉴定委员会，鉴定委员会由档案管理有关负责人员和熟悉档案管理的专业人员组成，必要时纳入有关档案形成单位代表。鉴定委员会负责审定鉴定方案和鉴定结果。

第六十二条 实施鉴定前，要成立鉴定小组，拟定档案鉴定工作方案，具体负责档案鉴定工作。结束后，拟写鉴定工作报告。

第六十三条 鉴定档案应充分利用原基础，采取逐件审查的直接鉴定法， 一般不拆卷。

第六十四条 经鉴定需继续保存的档案，应编制目录作为长期保存。

第六十五条 经鉴定剔除销毁的档案，应以全宗为单位编写档案销毁清册，撰写销毁档案内容分析报告，报请鉴定委员会批准后，在规定场所由二人监销。监销人要在档案销毁清册签字，并注明“已销毁”字样和销毁日期。